|
|
|
Tüm Yazıları
 ShareThis
|
Davet Ve Ziyafet Organizasyonları
22.05.2009 |
|
|
| Okunma Sayısı : |
7287 |
|
|
| Oy Sayısı : |
1 |
|
|
| Değerlendirme : |
5 |
|
|
| Popülarite : |
0 |
|
|
| Verdiğiniz Puan : |
|
|
|
|
|
|
Davet Ve Ziyafet Organizasyonları
Üzeyir Garih
.
.
.
.
.
Bu yazı Sayın Üzeyir Garih'in vefatından sonra onun anısına ''İş Hayatımdan Kesitler ve Gençlere Tavsiyeler'' isimli kitabından alınıp onun Türklider Odasına konulmuştur...
.
.
.
.
Gazetecilik, haber alma iletişim, araştırma, halkla ilişkiler, kamuoyu oluşturma, doğru bilgi verme, halkın avukatlığını yapma, devlet yönetiminde yanlışları olduğu kadar, doğruları gösterme gibi birçok işlevin bir bileşkesi olarak nitelendirilebilir.
Gazeteci bir yandan yukarıda sayılan bu işlevlerden biri üzerinde uzamanlık kazanıp, en başta yarışabilmek için gerekli bilgilerle donanırken, diğer yandan, bu sıralama, fonksiyonların tümü konusunda bir genel bilgi sahibi olma durumunda olursa mesleğinde gelişme, ilerleme ve zirveye tırmanma olanağı bulur. Bu aynen tıpta, mühendislikte, hukukta ve hatta sporda da gerçekleşmesi gereken bir olgudur.
Bir köşe yazarı gazeteci tüm dallarda bir fikir sahibi olmalıdır.
Bir göz uzmanı nasıl göz ile ilgili tüm detaylar üzerinde uzmansa insan vücudunun genel anatomisinin yanısıra, her tür patoloji ve histoloji konularında bilgi sahibi olması gerekiyorsa, bir statik uzmanı mühendis, inşaat hatta tesisat bilgilerinin tümü hakkında fikir sahibi olması gerekiyorsa, bir futbolcu bu uzmanlığın yanısıra form kazanmak üzere tüm atletizm dallaırnı bir oranda uyguluyorsa, bir köşe yazarı gazeteci de, bu yazımın başında sözü edilen tam dallarda genel de olsa bir fikir sahibi olmalıdır.
Bu yazımda gazetecilik mesleğine yeni atılmış genç arkadaşlarımıza, gazetecilik işlevlerinden biri olan halkla ilişkilerin bir dalı durumunda bulunan davet ve ziyafet organizasyonlarının yapım ve uygulamasından bahsetmek istiyorum.
- Organizatör şirket ve şahıs , daveti verecek firmanın bu işle uğraşan halkla ilişkiler bölümünün başındaki kişinin yanısıra firmanın en tepe yöneticileri, yani mümkünse genel yönetmeni ve yönetim kurulu başkanı ile görüşerek davetin ana hedeflerini ortaya çıkarmalıdır. Bu hedef, firma imajını daha iyi belirlemek, yeni bir girişimi veya bir ürünü tanıtmak veya halkla açılacağını duyurmak veya başka bir hedef olabilir.
Hedef belirlendikten sonra bunun küçük, özel , orta veya küçük bir topluluğa açıklanması önemli bir işlevdir.
- Küçük ve orta büyüklükte, amaçlanan bazı kişilere, özellikle duyurma söz konusu ise, davetli listesi bu kişilerin göz önüne alınarak belirlenir. Mesajın verileceği kitle geniş ise ana hedef, bu mesajın iletişim mediaları veya başka bir deyimle basın, radyo, televizyonda haber şeklinde duyurulmasını sağlamaktır. Bu takdirde davetli kitlesinde iş ve politika dünyasının flaş isim yapılmasına dikkat etmekle birlikte, basın ve televizyon için çok ilginç olabilecek , konser, panel, gösteri, sergi bir olayın kombine edilmesi için çok yaralı olacaktır. Flaş isimlerin davete gelmeleri ve ayrıca olayın medya kanalı ile yansıması için firmanın halkla ilişkiler bölümü kadar, organizatör firma daveti verecek kuruluşun en üst yöneticilerinin planlı programlı organize bir çaba sarf etmeleri uygun olur. Burada kimin ne zaman, nasıl ve kimin nezdinde hangi girişimlerde bulunması gerektiği bir askeri harekat gibi planlanmalıdır.
- Davetlilerde ilgi uyandırcak olay da belirtilmek suretiyle isimlerin davetiye ve zarflarda elle ve kişiye özel bir şekilde yazılması ve posta yerine özel bir kurye ile ulaştırılması ilgiyi artırır.
- Bundan sonra sıra davetin senaryosuna gelmiştir.
- Küçük kitlelere yönelik davtlerde isimlerin de yazılı olacağı kişi adedine göre ve birkaç masanın düzenlenmesi uygun olacaktır. Aynı usulün oturmalı büyük toplantılarda uygulanması zor ise de mümkündür.
Burada aynı masada kimlerin bulunacağını saptamak için basit bir bilgisayar programının yapılabileceğini dikkatinizi çekmek isterim.
- Senaryonun hazırlanmasında bazı kuralları ileride bir kısım okuyucularıma gerekli olur düşüncesiyle sıralamak istiyorum.
- Ev sahiplerinin konukları belirli bir düzen içerisinde kapıda karşılamaları ana kuraldır.
- Özellikle kişilerin birbirlerini çok iy tanımadığı resmi davetlerde herkese davetiyeye ilişik ve uzaktan okunabilecek büyüklükte bir yaka kartının verilmesi ve unutanlar için bir kokart masanın girişte bulunması yararlı olur.
- Davette bir gösteri olacaksa, davetiyede mutlaka ilgi çekmek üzere belirtilmelidir.
- Büyük davetlerde bir film , multivizyon veya gösteri gibi bir olay var ise, gösteriden önce davet veren kuruluşun en ileri gelen bir veya iki kişi tarafından mesajın verilmesi gerekir.
- Senaryo yapılırken, davetlilerin gelişi şoförsüz arabaların park problemi, koruma görevlilerinin , şoförlerin ve gazete muhabirlerinin yemek servisleri, misafirlerin yönlendirilmeleri, menü ve detaylar , kokteyl, yemek ve içecek servisinin kusursuz ve öngörülen zaman içerisinde yapılması , konuşmanın mesajı tam verecek kısa ve veciz şekilde bir uzmanca yazılması, müzik ve gösteri repertuarı, çıkışta imkan bulunursa hanım ve beylere verilecek armağanları , şoförlü şoförsüz arabaların park sistemi, çok dikkatli bir şekilde programlanmalı, gereğinde davetten önce provası yapılmalıdır.
Davet organizasyonunun bir halkla ilişkiler işi olduğu kadar bir işletmecilik işi olduğu hatırdan çıkarılmamalıdır.
Yemekli Toplantıda Konuk Oturtma Sistemi
Bundan önceki bölümde belirttiğim genç gazeteci kardeşlerimizin halkla ilişkiler dalına atlayabilecekleri fikrinden hareket ederek bu yazımda halkla ilişkiler sanatının bir dalı olan ziyafet tarihinde konukları oturtma sistemlerini dile getireceğim.
Ev Sahiplerinin Yeri
Tek sofrada verilen ziyafetlerde sofranın ölçüsüne göre ev sahibi ve sahibesi sofranın iki başına oturur.
Halkla ilişkilerin bir kolu olan ziyafet tertibinde konuk oturtma, tekniğe dayalı bir sistemdir. Ülkemizde bu konuda bir yayına maalesef rastlanmamaktadır.
Ziyafet sofrası 12 kişiyi aşkın olursa, bu takdirde ev sahiplerinin çok uzun bir sofranın başlarına oturmaları yerine sofranın uzun kenarlarının ortalarında yer almaları yöntemlere daha uygun olmanın yanı sıra, ev sahiplerinin konukları çoğunluğu ile ilişki kurabilmelerini sağlar. 12 kişiyi aşkın sofraların dikdörtgen yerine oval olması, tüm sofrada oturan kişlerin birbirlerini görebilmelerine yardımcı olur.
Bu durumda uzun kenarın ortasına oturacak ev sahibinin sağına şeref konuğunun eşi, karşısınada da şeref konuğunun oturması yasak olur. Şeref konuğunun sağına ise ev sahibinin eşinin yer alması usuldendir.
Diğer misafirler ise protokoldeki üyelik mevkilerine göre uzun kenarların diplerine doğru yerlerini alırlar.
Eşlerin yan yana ve ayrıca karşı karşıya oturmamalarına dikkat edilir.
Yabancı Konuk Varsa
Konukların sayısı tek masaya sığmayacak dıurumda ve bunların iki masaya bölünmesi halinde masaların birine ev sahibi ve sağ yanında şeref konuğunun eşi oturtulurken , diğerine ev sahibesi ve soluna şeref konuğu oturtulur.
Bu durumda masaların yuvarlak olmaları kişileri protokol sırasına göre oturtma sıkıntısını ortadan kaldırır.
Ev sahibi ve konukların yerleri belirlenmiş veya belirlenmemiş olarak oturtma şekli bir sisteme dayanmalı, gelişigüzel olmamalıdır.
Bu tür davetlerde ev sahibi yakınları, ayrıca yabancı konuklar varsa, eşlerin aynı sofrada olmamalarına ve yerli yabancı kişilerin sofralarında karışık şekilde oturtulmalarına gayret edilmelidir.
Yukarıda sözü edilen durumlarda sofrada her bir masanın önünde o yerde oturacak kişilerin isimleri iki taraflı olarak yazılır. İki taraflı yazılmasının ana nedeni, herkesin karşısında oturan kişinin ismini öğrenebilmesi veya hatırlayabilmesidir.
Yemek odasının kapısının önünde bir sehpa üzerinde oturma düzeninin isimli bir planının bulunması konukların yerlerini almalarını kolaylaştırır. Planın bir garson tarafından bir tablo üzerinde takdimi de usuldendir. İkiden fazla sofraya gereksinim gösteren ziyafetlerde ise çeşitli yöntemler kullanılır.
Yüzlerin Doğrultusu
Ev sahibi ve şeref konukları yüzleri diğer yuvarlak masalara bakacak şekilde ince uzun bir şeref masasına oturtulabilir. Bu takdirde ev sahibi sağına şeref konuğunun eşini, soluna kendi eşini, onun da soluna şeref masasında çift sayıda kişi oturtularak , ziyafet sofrasında bir baş kişi olması önlenmiş olur. Diğer şeref konukları ve eşlerinin eşler yan yana gelmeyecek ve yabancı kişlerle yerli eşlerin, yerli kişilerle yabancı eşlerin yan yana gelecek şekilde oturtulmalarına dikkat edilmelidir. Protokol seviyesi şeref masasındaortadan kenara doğrudur.
Şeref masasındaki kişi sayısı altıyı aşarsa, şeref masasında oturan kişlerin birbilerini görebilmelerini sağlamak için bu masanın ay şeklinde dış bükey olması tercih edilir.
Protokol Seviyeleri
Diğer yuvarlak masalarda oturcak kişilerin protokol seviyeleri takriben eşit ise, yakın-uzak masa farklılıklarını ve konukların kapılabilecekleri yanlış anlamadan doğacak memnuniyetsizlik ve sessiz şikayetleri ortadan kaldırmak için her bir sofraya ev sahibini temsilen birer üst düzey kişi ve eşi aynı sofrada olacak şekilde oturtulur. Bu durumda konukların da eşleri ile aynı masada oturmaları uygun olur. Samimiyet geliştirmek için birbirini belki tanımayan ancak ortak görüşme alanlarına sahip olabilecek kişiler aynı masada oturtulur.
Özellikle şeref masasının karşısına gelecek sofralarda iskemle düzeni bir kimsenin sırtını şeref masasına vermemesini sağlayacak şekilde düzenlenir.
Ev sahibi ve şeref konukları yüzleri diğer yuvarlak masalara bakacak şeklide ince, uzun bir şeref masasına oturtulabilir. Bu durumda ev sahibi sağına şeref konuğunun eşini, soluna kendi eşini, onun da soluna şeref konuğunu oturtur.
Oturacak kişilerin yerleri bu şekilde saptandığında oturma, isim kartları ve yerleşme planı yukarıda anlatıldığı şekilde düzenlenir.
Masadaki Çiçeklerin Rengi
Oturma düzeninde bazı nedenle sıkıntı çekildiği takdirde her sofrayı ayrı birer renk çiçek konularak , konuklara çekiliş ile çiçek dağıtılır. Her konuk çektiği çiçek rengi ile eşleşen çiçekli sofraya oturur.
Çekiliş sistemi sofralara numara koymak ve konuklara numara çektirme suretiyle de düzenlenebilir.
Bu tür çekiliş ile yer düzenlemelerinde sessiz şikayet ve memnuniyetsizlikler minimuma iner.
Serbestlik Kargaşası
Son çare olarak da protokol dışındaki herkesin istediği yere oturması serbest bırakılabilirse de bu sistem çok kere karmaşa ve kargaşaya yol açar. Sessiz şikayet ve ileride tenkit olanağı oldukça yüksektir.
Ziyafette konuşmalar yapılacaksa bir konuşma kürsüsü en iyi çözümdür. Kürsü herkesin görülebileceği bir yüksek yere yerleştirilir. Konuşmacının kağıtları kuverle karışmaz. Konuşmacıya kürsünün ışık ve ses düzeni ayrıca rahatlık verir.
300 Kişilik Sofra
300 kişiyi aşkın yemekli toplantılarda isimli oturmak ayrı bir teknik ister. Bu durumda konukların isim listelerinde protokoldeki yeri A, B, C olarak sıralanacak bir sütunun paralelinde , meslek , yaş , ortam ve lisan durumlarını belirtir dört sütun daha açılır.
Ev sahibi ve şeref konuğu protokolde aynı düzeyde kimseler ise şeref masasında çift sayıda kişi oturtularak, ziyafet sofrasında bir başka kişi olması önlenmiş olur. Diğer şeref konukları ve eşlerinin , eşler yan yana gelmeyecek şekilde oturmalarına dikkat edilir.
Protokol, meslek, yaş, ortam ve lisanları birbirleri ile uyuşanlardan grup meydana getirlir. Bu gruplar kendi aralarında ince ayarlamaya tabi tutulur. Bunun için basit bir bilgisayar "sowing" programı kullanılırsa işler çok basitleşir.
Alfabetik Sıra…
Sonra bir konuğun sofrasını bulabilmesi için, salondaki numaralı sofraların bir veya birkaç planı ve bunların yanısıra konukların alfabetik sisimlerinin hizasında sofra numarasını belirten listeler salonun dışında girişte görünen yerlere konur veya sofrasında oturacak kişilerin isimleri bulunan bir pusula verilir.
Aslında çok basit gibi görünen bu düzenleme şekli ile kitabın bu bölümünün ziyafet düzenleyen halkla ilişkiler şirketlerinde çalışan gençler için bir rehber olacağı ümüdini taşıyorum.
KISSADAN HİSSE
12 kişiyi aşkın sofraların dikdörtgen yerine oval olması, tüm sofrrada oturan kişilerin birbirlerini görebilmelerine yardımcı olur.
KISSADAN HİSSE
Yemek odasının kapısının önünde bir sehpa üzerinde oturma düzeninin isimli bir planının bulunması konukların yerlerini almalarını kolaylaştırır.
.
.
.
Tüm Yazıları
.
.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tüm yazıları |
|
ShareThis
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Türk Liderler:
Abbas Güçlü, Adil Karaağaç, Ali Ağaoğlu, <Ali Kibar, Adnan Nas, Adnan Polat, Adnan Şenses, Ahmet Başar, Ahmet Esen, Alber Bilen ,Ahmet Cemal Kura, Ali Abalıoğlu, Ali Naci Karacan, Ali Sabancı, Ali Koç, Ali Saydam, Ali Talip Özdemir, Ali Üstay, Arman Manukyan, Arzuhan Yalçındağ, Asaf Güneri, Atila Şenol, Attila Özdemiroğlu, Avni Çelik, Ayduk Koray, Aydın Ayaydın, Aydın Boysan, Ayhan Bermek, AyşeKulin, Ayten Gökçer, Başaran Ulusoy, BedrettinDalan, Bedri Baykam, Berhan Şimşek, BetülMardin, Bülend Özaydınlı, Bülent Akarcalı, Bülent Eczacıbaşı, Bülent Şenver, CağvitÇağlar, Can Ataklı, Can Dikmen, Can Has, Can Kıraç, Canan Edipoğlu, Celalettin Vardarsuyu, Cengiz Kaptanoğlu, Cevdetİnci, Çoşkun Ural, Cüneyt Asan, Cünety Ülsever, Çağlayan Arkan, Çetin Gezgincan, DenizAdanalı, Deniz Kurtsan, Didem Demirkent, Dilek Sabancı, Dr. Oktay Duran, Ege Cansel, Em. Org. Çevik Bir, Emre Berkin, Engin Akçakoca, Enver Ören, Erdal Aksoy, Erdoğan Demirören, ErhanKurdoğlu, Erkan Mumcu, Erkut Yücaoğlu, Ergun Özakat, Ergun Özen, Erol Üçer, Ersin Arıoğlu, Ersin Faralyalı, Ersin Özince, Ethem Sancak, Fatih Altaylı, Fatih Terim, Ferit Şahenk, Ferruh Tanay,Feyhan Kalpaklıoğlu, Feyyaz Berker, Fuat Miras, Fuat Süren, Füsun Önal, Göksel Kortay, Güler Sabancı, Güngör Kaymak, Hakan Ateş, Halit Soydan, Halit Kıvanç, Haluk Okutur, Haluk Şahin, Hamdi Akın, Hasan Güleşçi, HayrettinKaraca, Hazım Kantarcı, Hilmi Özkök, Hüsamettin Kavi, Hüseyin Kıvrıkoğlu, Hüsnü Özyeğin, Işın Çelebi, İbrahim Arıkan, İbrahim Betil, İbrahim Bodur, İbrahim Cevahir, İbrahim Kefeli, İdris Yamantürk, İhsan Kalkavan, İshak Alaton, İsmet Acar, İzzet Garih, İzzet Günay, İzzet Özilhan, JakKamhi, Kazım Taşkent, Kemal Köprülü, Kemal Şahin, Leyla Alaton Günyeli, LeylaUmar, Lucien Arkas, Mahfi Eğilmez, MehmetAli Birand, Mehmet Ali Yalçındağ, Mehmet Başer, Mehmet Günyeli, Mehmet Huntürk, Mehmet Keçeciler, Mehmet Kutman, Mehmet Şuhubi, Melih Aşık, Meltem Kurtsan, Mesut Erez, Metin Kalkavan, Metin Kaşo, Muharrem Kayhan, Muhtar Kent, Murat Akdoğan, Murat Dedeman, MuratVargı, Mustafa Koç, Mustafa Özyürek, Mustafa Sarıgül, Mustafa Süzer, Mümtaz Soysal, Nafi Güral, Nail Keçili, Nasuh Mahruki, Nebil Özgentürk, Neşe Erberk, Nevval Sevindi, Nezih Demirkent, Nihat Boytüzün, Nihat Gökyiğit, Nihat Sırdar, Niyazi Önen, Nur Ger, Nurettin Çarmıklı, Nuri Çolakoğlu, Nüzhet Kandemir, Oğuz Gürsel, Oktay Duran, Oktay Ekşi, Oktay Varlıer, Osman Birsel, Osman Şevket Çarmıklı, Ozan Diren, Özen Göksel, ÖzdemirErdoğan, Özhan Erem, Pervin Kaşo, R.BülentTarhan, Raffi Portakal, Rahmi Koç, Rauf Denktaş, Refik Baydur, Rıfat Hisarcıklıoğlu, SakıpSabancı, Samsa Karamehmet, Savaş Ünal, SedatAloğlu, Sefa Sirmen, Selçuk Alagöz, SelçukYaşar, Selim Seval, Semih Saygıner, SerdarBilgili, Sevan Bıçakçı, Sevgi Gönül, Sezen Cumhur Önal, SinanAygün, Suna Kıraç, Süha Derbent, Süleyman Demirel, ŞadanKalkavan, Şadi Gücüm, Şahin Tulga, Şakir Eczacıbaşı, Şarık Tara, Şerif Kaynar, ŞevketSabancı, Tan Sağtürk, Taner Ayhan, Tanıl Küçük, Tanju Argun, Tansu Yeğen, TavacıRecep Usta, Tayfun Okter, Tevfik Altınok, Tezcan Yaramancı, Tinaz Titiz, Tuna Beklevic, Tuncay Özilhan, Türkan Saylan, Uğur Dündar, Uluç Gürkan, Umur Talu, Ümit Tokçan, Üzeyir Garih, Vehbi Koç, Vitali Hakko, Vural Öger, Yaşar Aşçıoğlu, Yaşar Nuri Öztürk, Yılmaz Ulusoy, Yusuf Köse, Zafer Çağlayan, Zeynel AbidinErdem
|
|
|