Ziynet Odası       Odam Olsun       Türklider Odaları       Sizin Odalarınız       Sohbet Odası       TV Odası       E-Kitap Odası       BŞenver       Gazete Odası       iPad       Hakkımızda       Şifremi Unuttum   

 

Üzeyir Garih Gözüyle 



Tüm Yazıları
       ShareThis

 

Davet Ve Ziyafet Organizasyonları
22.05.2009
Okunma Sayısı : 6551
Oy Sayısı : 1
Değerlendirme : 5
Popülarite : 0
Verdiğiniz Puan :
 

 

Davet Ve Ziyafet Organizasyonları
Üzeyir Garih

.
.
.
.
.
Bu yazı Sayın Üzeyir Garih'in vefatından sonra onun anısına ''İş Hayatımdan Kesitler ve Gençlere Tavsiyeler'' isimli kitabından alınıp onun Türklider Odasına konulmuştur...
.
.

.
.

Gazetecilik, haber alma iletişim, araştırma, halkla ilişkiler, kamuoyu oluşturma, doğru  bilgi verme, halkın  avukatlığını yapma, devlet  yönetiminde yanlışları olduğu kadar, doğruları  gösterme gibi birçok  işlevin  bir bileşkesi olarak  nitelendirilebilir.

Gazeteci  bir yandan  yukarıda sayılan  bu işlevlerden biri üzerinde uzamanlık kazanıp, en başta yarışabilmek için gerekli  bilgilerle donanırken, diğer yandan, bu sıralama, fonksiyonların  tümü konusunda bir genel bilgi sahibi olma durumunda olursa mesleğinde gelişme, ilerleme ve zirveye tırmanma olanağı  bulur. Bu aynen tıpta, mühendislikte, hukukta ve hatta sporda da gerçekleşmesi gereken bir olgudur.

Bir köşe yazarı  gazeteci  tüm dallarda bir fikir sahibi olmalıdır.

Bir göz uzmanı nasıl  göz ile ilgili tüm detaylar üzerinde uzmansa insan vücudunun genel anatomisinin yanısıra, her  tür patoloji  ve histoloji  konularında bilgi sahibi olması gerekiyorsa, bir statik uzmanı mühendis, inşaat  hatta tesisat  bilgilerinin  tümü hakkında fikir sahibi  olması  gerekiyorsa, bir futbolcu bu uzmanlığın  yanısıra form kazanmak  üzere tüm atletizm  dallaırnı  bir oranda uyguluyorsa, bir köşe yazarı  gazeteci de, bu  yazımın başında sözü edilen tam dallarda genel de olsa bir fikir sahibi olmalıdır.

Bu yazımda gazetecilik mesleğine yeni atılmış  genç arkadaşlarımıza, gazetecilik işlevlerinden  biri olan  halkla ilişkilerin bir dalı durumunda bulunan davet ve ziyafet organizasyonlarının  yapım ve uygulamasından bahsetmek  istiyorum.

-         Organizatör şirket ve şahıs , daveti  verecek  firmanın  bu işle uğraşan  halkla ilişkiler bölümünün  başındaki kişinin  yanısıra firmanın  en tepe yöneticileri, yani mümkünse genel  yönetmeni ve yönetim kurulu başkanı ile görüşerek  davetin ana hedeflerini ortaya çıkarmalıdır. Bu hedef, firma imajını daha iyi belirlemek, yeni bir girişimi veya bir ürünü tanıtmak  veya halkla açılacağını duyurmak veya başka bir hedef olabilir.

Hedef belirlendikten sonra bunun küçük, özel , orta veya küçük  bir topluluğa açıklanması önemli bir işlevdir.

-         Küçük  ve orta büyüklükte, amaçlanan bazı kişilere, özellikle duyurma söz konusu ise, davetli listesi bu kişilerin  göz önüne alınarak belirlenir. Mesajın verileceği  kitle geniş ise ana hedef, bu mesajın  iletişim  mediaları veya başka bir deyimle basın, radyo, televizyonda haber şeklinde duyurulmasını sağlamaktır. Bu takdirde davetli kitlesinde iş ve politika dünyasının  flaş  isim  yapılmasına dikkat etmekle birlikte, basın ve televizyon  için çok ilginç  olabilecek , konser, panel, gösteri, sergi bir olayın kombine edilmesi  için  çok yaralı olacaktır. Flaş isimlerin  davete gelmeleri ve ayrıca olayın  medya kanalı  ile yansıması için firmanın  halkla ilişkiler bölümü kadar, organizatör firma daveti  verecek kuruluşun  en üst  yöneticilerinin  planlı  programlı organize bir çaba sarf etmeleri  uygun olur. Burada kimin ne zaman, nasıl ve kimin nezdinde hangi girişimlerde bulunması gerektiği bir askeri harekat  gibi planlanmalıdır.

-         Davetlilerde ilgi uyandırcak olay da belirtilmek suretiyle isimlerin davetiye ve zarflarda elle ve kişiye özel bir şekilde yazılması ve posta yerine özel bir kurye ile ulaştırılması  ilgiyi artırır.

-         Bundan  sonra sıra davetin senaryosuna gelmiştir.

-         Küçük  kitlelere yönelik davtlerde isimlerin de yazılı  olacağı  kişi adedine  göre ve birkaç  masanın  düzenlenmesi uygun olacaktır. Aynı  usulün  oturmalı  büyük  toplantılarda uygulanması  zor ise de mümkündür.

Burada aynı masada kimlerin bulunacağını saptamak  için basit bir bilgisayar programının  yapılabileceğini  dikkatinizi çekmek isterim.

-         Senaryonun hazırlanmasında bazı kuralları ileride bir kısım  okuyucularıma gerekli olur düşüncesiyle sıralamak istiyorum.

-         Ev sahiplerinin konukları belirli bir düzen içerisinde kapıda karşılamaları ana kuraldır.

-         Özellikle kişilerin  birbirlerini çok iy tanımadığı resmi davetlerde herkese davetiyeye  ilişik  ve uzaktan okunabilecek  büyüklükte bir yaka kartının verilmesi  ve unutanlar için bir kokart masanın  girişte bulunması yararlı olur.

-         Davette bir gösteri olacaksa, davetiyede mutlaka ilgi çekmek üzere belirtilmelidir.

-         Büyük davetlerde bir film , multivizyon veya gösteri gibi bir olay  var ise, gösteriden önce davet veren  kuruluşun en ileri  gelen bir veya iki kişi  tarafından  mesajın  verilmesi gerekir.

-         Senaryo yapılırken, davetlilerin gelişi  şoförsüz arabaların  park problemi, koruma görevlilerinin , şoförlerin  ve gazete muhabirlerinin yemek servisleri, misafirlerin  yönlendirilmeleri,  menü ve detaylar , kokteyl, yemek ve içecek servisinin  kusursuz ve öngörülen  zaman içerisinde yapılması , konuşmanın  mesajı tam verecek  kısa ve veciz şekilde bir uzmanca  yazılması, müzik ve gösteri  repertuarı, çıkışta imkan  bulunursa hanım  ve beylere verilecek  armağanları  , şoförlü şoförsüz arabaların  park sistemi, çok dikkatli  bir şekilde programlanmalı, gereğinde davetten önce provası  yapılmalıdır.

Davet organizasyonunun bir halkla ilişkiler işi olduğu kadar  bir işletmecilik işi olduğu  hatırdan çıkarılmamalıdır.

Yemekli Toplantıda Konuk Oturtma Sistemi

Bundan önceki bölümde belirttiğim  genç gazeteci  kardeşlerimizin halkla ilişkiler dalına atlayabilecekleri fikrinden  hareket ederek bu yazımda halkla ilişkiler sanatının  bir dalı  olan ziyafet tarihinde konukları oturtma sistemlerini dile getireceğim.

Ev Sahiplerinin Yeri

Tek  sofrada verilen ziyafetlerde sofranın  ölçüsüne göre ev sahibi ve sahibesi  sofranın iki başına oturur.

Halkla ilişkilerin  bir kolu olan ziyafet tertibinde konuk oturtma, tekniğe dayalı bir sistemdir. Ülkemizde bu konuda bir yayına maalesef rastlanmamaktadır.

Ziyafet  sofrası 12 kişiyi  aşkın  olursa, bu takdirde ev sahiplerinin çok uzun  bir sofranın  başlarına oturmaları yerine sofranın  uzun  kenarlarının ortalarında yer almaları yöntemlere daha uygun  olmanın  yanı sıra, ev sahiplerinin konukları çoğunluğu ile ilişki kurabilmelerini sağlar. 12 kişiyi aşkın sofraların  dikdörtgen  yerine oval olması, tüm  sofrada oturan kişlerin birbirlerini  görebilmelerine yardımcı olur.

Bu durumda uzun kenarın ortasına oturacak ev sahibinin  sağına şeref konuğunun eşi, karşısınada da şeref konuğunun  oturması yasak olur. Şeref konuğunun sağına ise ev sahibinin  eşinin yer alması usuldendir.

Diğer misafirler ise protokoldeki üyelik mevkilerine göre uzun kenarların diplerine doğru  yerlerini alırlar.

Eşlerin yan yana ve ayrıca karşı karşıya oturmamalarına  dikkat edilir.

Yabancı Konuk Varsa

Konukların sayısı tek  masaya sığmayacak dıurumda  ve bunların  iki masaya bölünmesi halinde masaların  birine ev sahibi  ve sağ yanında şeref konuğunun eşi oturtulurken , diğerine ev  sahibesi ve soluna şeref konuğu oturtulur.

Bu durumda masaların yuvarlak  olmaları  kişileri protokol  sırasına göre oturtma sıkıntısını ortadan kaldırır.

Ev sahibi ve konukların yerleri belirlenmiş veya belirlenmemiş olarak oturtma şekli bir sisteme dayanmalı, gelişigüzel  olmamalıdır.

Bu tür davetlerde ev sahibi yakınları, ayrıca yabancı konuklar varsa, eşlerin aynı sofrada olmamalarına ve yerli  yabancı kişilerin sofralarında karışık şekilde oturtulmalarına gayret edilmelidir.

Yukarıda sözü edilen durumlarda sofrada her bir masanın  önünde o yerde oturacak kişilerin  isimleri iki taraflı olarak  yazılır. İki taraflı  yazılmasının  ana nedeni, herkesin karşısında oturan  kişinin  ismini  öğrenebilmesi  veya hatırlayabilmesidir.

Yemek odasının  kapısının önünde bir sehpa üzerinde oturma düzeninin  isimli bir planının  bulunması  konukların yerlerini almalarını kolaylaştırır. Planın  bir garson  tarafından  bir tablo üzerinde takdimi  de usuldendir. İkiden  fazla sofraya gereksinim  gösteren ziyafetlerde ise çeşitli  yöntemler kullanılır.

Yüzlerin Doğrultusu

Ev  sahibi ve şeref konukları yüzleri diğer yuvarlak masalara bakacak şekilde ince uzun  bir şeref masasına oturtulabilir. Bu takdirde ev sahibi  sağına şeref konuğunun eşini, soluna kendi eşini, onun da soluna şeref masasında çift sayıda kişi  oturtularak , ziyafet sofrasında bir baş  kişi olması  önlenmiş olur. Diğer şeref konukları  ve eşlerinin eşler yan yana gelmeyecek  ve yabancı  kişlerle yerli eşlerin, yerli kişilerle yabancı eşlerin yan yana gelecek şekilde oturtulmalarına dikkat edilmelidir. Protokol seviyesi şeref masasındaortadan kenara doğrudur.
Şeref masasındaki kişi sayısı  altıyı  aşarsa, şeref masasında oturan kişlerin birbilerini görebilmelerini  sağlamak  için bu masanın  ay şeklinde dış  bükey olması  tercih edilir.

Protokol Seviyeleri

Diğer yuvarlak masalarda oturcak kişilerin protokol seviyeleri takriben eşit ise, yakın-uzak masa farklılıklarını ve konukların kapılabilecekleri  yanlış anlamadan  doğacak  memnuniyetsizlik  ve sessiz şikayetleri  ortadan kaldırmak için her bir sofraya ev sahibini temsilen  birer üst düzey kişi ve eşi aynı sofrada olacak şekilde oturtulur. Bu durumda konukların da eşleri ile aynı masada oturmaları uygun olur. Samimiyet geliştirmek için birbirini  belki tanımayan ancak ortak görüşme alanlarına sahip olabilecek kişiler aynı masada oturtulur.

Özellikle şeref masasının karşısına gelecek sofralarda iskemle düzeni bir kimsenin  sırtını şeref masasına vermemesini sağlayacak şekilde düzenlenir.

Ev sahibi ve şeref konukları yüzleri diğer yuvarlak  masalara bakacak şeklide ince, uzun  bir şeref masasına oturtulabilir. Bu durumda ev sahibi sağına şeref konuğunun eşini, soluna  kendi eşini, onun da soluna şeref konuğunu oturtur.

Oturacak kişilerin yerleri  bu şekilde saptandığında oturma, isim  kartları  ve yerleşme planı  yukarıda anlatıldığı  şekilde düzenlenir.

Masadaki Çiçeklerin Rengi

Oturma düzeninde bazı nedenle sıkıntı çekildiği takdirde her sofrayı ayrı birer renk çiçek konularak , konuklara çekiliş ile çiçek dağıtılır. Her konuk çektiği çiçek rengi ile eşleşen  çiçekli sofraya oturur.

Çekiliş sistemi sofralara numara koymak ve konuklara numara çektirme suretiyle de düzenlenebilir.

Bu tür çekiliş ile yer düzenlemelerinde sessiz şikayet ve memnuniyetsizlikler minimuma iner.

Serbestlik Kargaşası

Son çare olarak da protokol dışındaki herkesin istediği yere oturması serbest bırakılabilirse de bu sistem çok kere karmaşa ve kargaşaya yol açar. Sessiz şikayet ve ileride tenkit olanağı oldukça yüksektir.

Ziyafette konuşmalar yapılacaksa bir konuşma kürsüsü en iyi çözümdür. Kürsü herkesin görülebileceği bir yüksek  yere yerleştirilir. Konuşmacının  kağıtları  kuverle karışmaz. Konuşmacıya kürsünün ışık ve ses düzeni ayrıca rahatlık verir.

300 Kişilik Sofra

300 kişiyi aşkın  yemekli toplantılarda isimli oturmak ayrı bir teknik ister. Bu durumda konukların isim listelerinde protokoldeki yeri A, B, C olarak sıralanacak bir sütunun  paralelinde , meslek , yaş , ortam ve lisan durumlarını belirtir dört sütun daha açılır.

Ev sahibi ve şeref konuğu protokolde aynı düzeyde kimseler ise şeref masasında çift sayıda kişi oturtularak, ziyafet sofrasında bir başka kişi olması önlenmiş olur. Diğer şeref konukları ve eşlerinin  , eşler yan yana gelmeyecek şekilde oturmalarına dikkat edilir.

Protokol, meslek, yaş, ortam ve lisanları birbirleri ile uyuşanlardan grup meydana getirlir. Bu gruplar kendi aralarında ince ayarlamaya tabi tutulur. Bunun için basit bir bilgisayar "sowing" programı kullanılırsa işler çok basitleşir.

Alfabetik Sıra…

Sonra bir konuğun  sofrasını bulabilmesi için, salondaki  numaralı sofraların  bir veya birkaç planı ve bunların yanısıra konukların alfabetik sisimlerinin hizasında sofra numarasını belirten  listeler salonun dışında girişte görünen  yerlere konur veya sofrasında oturacak kişilerin isimleri bulunan bir pusula verilir.

Aslında çok basit gibi görünen bu düzenleme şekli ile kitabın bu bölümünün ziyafet düzenleyen halkla ilişkiler şirketlerinde çalışan gençler için  bir rehber olacağı ümüdini taşıyorum.

KISSADAN HİSSE

12 kişiyi aşkın  sofraların  dikdörtgen  yerine oval  olması, tüm  sofrrada oturan kişilerin  birbirlerini görebilmelerine yardımcı olur.

KISSADAN HİSSE

Yemek odasının  kapısının önünde bir sehpa üzerinde oturma düzeninin  isimli bir planının  bulunması konukların  yerlerini almalarını kolaylaştırır.
.
.

.
Tüm Yazıları

.
.

Kötü         Çok İyi  Oyla  
  Geri  |  Arkadaşıma Gönder  |  Yazıcı Dostu
 
Tüm yazıları
ShareThis

    Hayat Verenler : Microsoft    HP Türkiye    PBS Bilişim    SAY Ajans    SFS - MAN    Superonline       

Türk Liderler:

Abbas Güçlü, Adil Karaağaç, Ali Ağaoğlu, <Ali Kibar, Adnan Nas, Adnan Polat, Adnan Şenses, Ahmet Başar, Ahmet Esen, Alber Bilen ,Ahmet Cemal Kura, Ali Abalıoğlu, Ali Naci Karacan, Ali Sabancı, Ali Koç, Ali Saydam, Ali Talip Özdemir, Ali Üstay, Arman Manukyan, Arzuhan Yalçındağ, Asaf Güneri, Atila Şenol, Attila Özdemiroğlu, Avni Çelik, Ayduk Koray, Aydın Ayaydın, Aydın Boysan, Ayhan Bermek, AyşeKulin, Ayten Gökçer, Başaran Ulusoy, BedrettinDalan, Bedri Baykam, Berhan Şimşek, BetülMardin, Bülend Özaydınlı, Bülent Akarcalı, Bülent Eczacıbaşı, Bülent Şenver, CağvitÇağlar, Can Ataklı, Can Dikmen, Can Has, Can Kıraç, Canan Edipoğlu, Celalettin Vardarsuyu, Cengiz Kaptanoğlu, Cevdetİnci, Çoşkun Ural, Cüneyt Asan, Cünety Ülsever, Çağlayan Arkan, Çetin Gezgincan, DenizAdanalı, Deniz Kurtsan, Didem Demirkent, Dilek Sabancı, Dr. Oktay Duran, Ege Cansel, Em. Org. Çevik Bir, Emre Berkin, Engin Akçakoca, Enver Ören, Erdal Aksoy, Erdoğan Demirören, ErhanKurdoğlu, Erkan Mumcu, Erkut Yücaoğlu, Ergun Özakat, Ergun Özen, Erol Üçer, Ersin Arıoğlu, Ersin Faralyalı, Ersin Özince, Ethem Sancak, Fatih Altaylı, Fatih Terim, Ferit Şahenk, Ferruh Tanay,Feyhan Kalpaklıoğlu, Feyyaz Berker, Fuat Miras, Fuat Süren, Füsun Önal, Göksel Kortay, Güler Sabancı, Güngör Kaymak, Hakan Ateş, Halit Soydan, Halit Kıvanç, Haluk Okutur, Haluk Şahin, Hamdi Akın, Hasan Güleşçi, HayrettinKaraca, Hazım Kantarcı, Hilmi Özkök, Hüsamettin Kavi, Hüseyin Kıvrıkoğlu, Hüsnü Özyeğin, Işın Çelebi, İbrahim Arıkan, İbrahim Betil, İbrahim Bodur, İbrahim Cevahir, İbrahim Kefeli, İdris Yamantürk, İhsan Kalkavan, İshak Alaton, İsmet Acar, İzzet Garih, İzzet Günay, İzzet Özilhan, JakKamhi, Kazım Taşkent, Kemal Köprülü, Kemal Şahin, Leyla Alaton Günyeli, LeylaUmar, Lucien Arkas, Mahfi Eğilmez, MehmetAli Birand, Mehmet Ali Yalçındağ, Mehmet Başer, Mehmet Günyeli, Mehmet Huntürk, Mehmet Keçeciler, Mehmet Kutman, Mehmet Şuhubi, Melih Aşık, Meltem Kurtsan, Mesut Erez, Metin Kalkavan, Metin Kaşo, Muharrem Kayhan, Muhtar Kent, Murat Akdoğan, Murat Dedeman, MuratVargı, Mustafa Koç, Mustafa Özyürek, Mustafa Sarıgül, Mustafa Süzer, Mümtaz Soysal, Nafi Güral, Nail Keçili, Nasuh Mahruki, Nebil Özgentürk, Neşe Erberk, Nevval Sevindi, Nezih Demirkent, Nihat Boytüzün, Nihat Gökyiğit, Nihat Sırdar, Niyazi Önen, Nur Ger, Nurettin Çarmıklı, Nuri Çolakoğlu, Nüzhet Kandemir, Oğuz Gürsel, Oktay Duran, Oktay Ekşi, Oktay Varlıer, Osman Birsel, Osman Şevket Çarmıklı, Ozan Diren, Özen Göksel, ÖzdemirErdoğan, Özhan Erem, Pervin Kaşo, R.BülentTarhan, Raffi Portakal, Rahmi Koç, Rauf Denktaş, Refik Baydur, Rıfat Hisarcıklıoğlu, SakıpSabancı, Samsa Karamehmet, Savaş Ünal, SedatAloğlu, Sefa Sirmen, Selçuk Alagöz, SelçukYaşar, Selim Seval, Semih Saygıner, SerdarBilgili, Sevan Bıçakçı, Sevgi Gönül, Sezen Cumhur Önal, SinanAygün, Suna Kıraç, Süha Derbent, Süleyman Demirel, ŞadanKalkavan, Şadi Gücüm, Şahin Tulga, Şakir Eczacıbaşı, Şarık Tara, Şerif Kaynar, ŞevketSabancı, Tan Sağtürk, Taner Ayhan, Tanıl Küçük, Tanju Argun, Tansu Yeğen, TavacıRecep Usta, Tayfun Okter, Tevfik Altınok, Tezcan Yaramancı, Tinaz Titiz, Tuna Beklevic, Tuncay Özilhan, Türkan Saylan, Uğur Dündar, Uluç Gürkan, Umur Talu, Ümit Tokçan, Üzeyir Garih, Vehbi Koç, Vitali Hakko, Vural Öger, Yaşar Aşçıoğlu, Yaşar Nuri Öztürk, Yılmaz Ulusoy, Yusuf Köse, Zafer Çağlayan, Zeynel AbidinErdem

Tecrübeleriniz ve birikimleriniz toprak olmasın @ Copyright 2004 turklider.org